Po latach przygotowań oraz kilkukrotnych przesunięciach terminu, Krajowy System e-Faktur (KSeF) wkracza w decydującą fazę wdrożenia. Ministerstwo Finansów ogłosiło nowe, wiążące daty, a przedsiębiorcy otrzymali jasny harmonogram działań. To jedna z największych reform w obszarze podatków i księgowości od lat, która w istotny sposób wpłynie na codzienne funkcjonowanie firm – zarówno dużych korporacji, jak i mikroprzedsiębiorstw.
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
KSeF to centralna platforma teleinformatyczna prowadzona przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, której zadaniem jest obsługa faktur w formacie ustrukturyzowanym (XML). Każdy dokument przesyłany do systemu przechodzi automatyczną walidację i otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny oraz datę przyjęcia. Dopiero tak zarejestrowana faktura staje się prawnie obowiązującym dokumentem.
Wdrożenie KSeF oznacza odejście od papierowych faktur oraz elektronicznych plików PDF wysyłanych e-mailem. Cały proces fakturowania – od wystawienia, przez odbiór, po archiwizację – będzie przebiegał w ramach jednolitego, państwowego systemu.
Terminy i zakres obowiązku
Zgodnie z aktualnym harmonogramem, obowiązek korzystania z KSeF zostanie wprowadzony etapami:
- od 1 lutego 2026 roku – dla przedsiębiorców, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł;
- od 1 kwietnia 2026 roku – dla wszystkich pozostałych czynnych podatników VAT;
- od 1 sierpnia 2026 roku – rozpoczęcie stosowania sankcji finansowych wobec podmiotów, które nie wywiązują się z obowiązku.
Trwają również prace nad ewentualnym odroczeniem terminu dla najmniejszych firm do 30 września 2026 roku, choć na ten moment nie jest to jeszcze rozwiązanie przesądzone.
Jak działa KSeF w praktyce?
Wystawca faktury przygotowuje dokument w swoim systemie księgowym lub ERP, w formacie XML zgodnym z wymogami Ministerstwa Finansów. Następnie faktura jest przesyłana do KSeF za pośrednictwem API lub aplikacji udostępnionej przez resort. Po pomyślnej walidacji system nadaje jej unikalny numer i datę przyjęcia, co stanowi formalną datę wystawienia.
Odbiorca może pobrać dokument bezpośrednio z KSeF, korzystając z własnego oprogramowania lub rządowych narzędzi, takich jak Aplikacja Podatnika czy e-mikrofirma. W sytuacjach awaryjnych możliwe będzie skorzystanie z trybu offline24, który pozwoli na wystawienie faktur bez dostępu do systemu, z obowiązkiem ich późniejszego wprowadzenia do KSeF.
Wyzwania i obowiązki przedsiębiorców
Wdrożenie KSeF to proces wymagający od organizacji nie tylko modernizacji narzędzi informatycznych, ale również głębokiej zmiany wewnętrznych procedur. Niezbędne jest zapewnienie, że wykorzystywany system księgowy jest w pełni zintegrowany z KSeF, a procesy akceptacji kosztów, weryfikacji dokumentów i ich księgowania są dostosowane do nowej rzeczywistości.
Równie ważne jest właściwe zarządzanie uprawnieniami dostępowymi, ponieważ każda osoba obsługująca faktury w systemie będzie musiała uwierzytelnić się za pomocą Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci elektronicznej.
Szkolenia – klucz do bezproblemowego wdrożenia
Doświadczenia z wdrożeń podobnych systemów w innych krajach pokazują, że nawet najlepiej przygotowana infrastruktura techniczna nie zagwarantuje sukcesu, jeśli pracownicy nie będą wiedzieli, jak z niej korzystać. Dlatego szkolenia stanowią absolutnie kluczowy element przygotowania do KSeF.
W procesie edukacji powinny wziąć udział wszystkie działy, które mają styczność z fakturami:
- Księgowość i finanse muszą opanować techniczne aspekty wysyłania, odbioru, korekt i weryfikacji faktur w nowym formacie.
- Dział sprzedaży powinien rozumieć, że faktura przesłana e-mailem przestaje być dokumentem prawnym, oraz umieć wytłumaczyć nowy proces kontrahentom.
- Dział zakupów musi wypracować procedury aktywnego pobierania faktur kosztowych z KSeF, co będzie miało kluczowe znaczenie dla sprawnego obiegu dokumentów.
- Zarząd i menedżerowie powinni znać strategiczne konsekwencje zmiany i umieć nadzorować prawidłowość procesów.
Szkolenia powinny łączyć teorię z praktyką: omówienie przepisów, ćwiczenia z obsługi oprogramowania, symulacje obiegu dokumentów oraz scenariusze awaryjne, takie jak praca w trybie offline. Takie kompleksowe przygotowanie pozwoli zminimalizować liczbę błędów i zapewni ciągłość działania firmy od pierwszego dnia obowiązywania przepisów.
Dlaczego warto zacząć przygotowania już teraz?
Okres przejściowy do 2026 roku to czas, który przedsiębiorcy powinni wykorzystać na testowanie systemu w środowisku dobrowolnym lub testowym, doskonalenie procedur oraz szkolenie pracowników. Im wcześniej organizacja przejdzie próbny proces fakturowania w KSeF, tym mniej problemów pojawi się po wejściu w życie obowiązku.
Podsumowanie
KSeF to milowy krok w stronę cyfryzacji polskiego systemu podatkowego i zwiększenia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Wymaga jednak starannego przygotowania – zarówno od strony technologicznej, jak i organizacyjnej. Modernizacja oprogramowania, dostosowanie procesów i przeprowadzenie rzetelnych szkoleń pracowników stanowią trzy filary skutecznego wdrożenia. Firmy, które zaczną działać już teraz, wejdą w nowy system płynnie i bez ryzyka paraliżu operacyjnego czy sankcji.
Tagi
Udostępnij artykuł
